COMUNICADO CONJUNTO Nº 429/2022
(CPA 2021/65560)
A Presidência do Tribunal de Justiça e a Corregedoria Geral da Justiça COMUNICAM aos Magistrados, Dirigentes e Servidores das Unidades Judiciais do Estado de São Paulo que o arquivamento de fragmentos de processos digitalizados deverá observar as seguintes diretrizes:
1) Poderão ser enviados ao arquivo:
a) processos físicos de guarda permanente, inclusive os de Execução Criminal que foram digitalizados integralmente e convertidos para tramitação eletrônica;
b) inquéritos policiais e outros procedimentos investigatórios de ato infracional (Comunicado CG 2004/2017) integralmente digitalizados.
2) O envio dos fragmentos ao arquivo poderá ser feito após o decurso do prazo de trinta (30) dias corridos da intimação das partes para verificação da regularidade da digitalização, nos termos do art. 29, §2º da Resolução nº 859/2021 do TJSP.
3) Os processos na situação “em andamento” que atendem aos critérios de destinação para guarda permanente foram classificados com essa indicação no sistema informatizado SAJPG5 – Aba “Dados do processo” > “Temporalidade”.
4) As classes e assuntos de guarda permanente podem, também, ser consultados na tabela de temporalidade classes e assuntos de autos judiciais no seguinte endereço eletrônico: https://www.tjsp.jus.br/PrimeiraInstancia/GestaoDocumental/Instrumentos.
5) O arquivamento de fragmentos seguirá um procedimento simplificado no sistema SGDAU. Os procedimentos a serem observados pelas Unidades Judiciais constam do material de capacitação disponível no link www.tjsp.jus.br/moodle/livre/course/view.php?id=395§ion=2 (Course: SGDAU - Sistema Gerenciador de Documentação e Arquivo Unificado, Topic: Cadastro de Volumes, Apensos e Fragmentos de Processos (tjsp.jus.br) .
6) Os processos físicos digitalizados com temporalidade diversa de “guarda permanente” e, portanto, elimináveis NÃO PODERÃO SER ENCAMINHADOS para arquivamento.
7) Nos processos digitalizados com classes e assuntos cuja destinação final seja a eliminação, o descarte dos fragmentos de processos será realizado pela Unidade Judicial, observando o procedimento abaixo:
7.1 Após a intimação dos procuradores das partes para apontamento de qualquer irregularidade de digitalização, deve-se aguardar, a partir da data da conversão do formato físico para o digital (digitalização), 1 (um) ano (para qualquer classe e assunto), exceto:
a) para os processos do Juizado Especial Cível (JEC) e da Fazenda Pública (JEFAZ), cujo prazo será de 90 (noventa) dias;
b) para os processos do Juizado Especial Criminal e de Execução Fiscal cujo prazo será de 180 (cento e oitenta) dias.
c) para os processos do Juizado Especial Criminal nos quais houver condenação, fica vedada a eliminação, pois serão de guarda permanente.
7.2 A unidade judicial providenciará a elaboração de edital (Modelo 1), com disponibilização no Diário de Justiça Eletrônico para ciência de que os autos físicos serão eliminados, possibilitando às partes ou aos terceiros interessados a faculdade de retirada e guarda definitiva dos autos físicos digitalizados.
7.3 Caso haja interesse na retirada dos autos físicos, a parte deverá encaminhar solicitação à Unidade Judicial (Modelo 2).
7.4 No momento da retirada dos autos físicos, a unidade deverá emitir o Termo de Entrega à parte (Modelo 3).
7.5 A Unidade deverá certificar no sistema informatizado que o processo físico foi retirado, especificando o nome da parte.
7.6 Após o término do prazo para manifestação de interesse na retirada dos autos físicos, os fragmentos poderão ser eliminados, de acordo com as orientações contidas no Comunicado SAD nº 11/2010 e Prov. CSM nº 1676/2009.
7.7 A Unidade deverá manter registro da quantidade de processos eliminados e retirados para guarda definitiva por interessados para cada edital de eliminação disponibilizado.
8) Os procedimentos a serem observados pelas Unidades Judiciais para a eliminação de fragmentos elimináveis constam também do material de capacitação disponível no link www.tjsp.jus.br/moodle/livre/course/view.php?id=395§ion=2 (Course: SGDAU - Sistema Gerenciador de Documentação e Arquivo Unificado, Topic: Cadastro de Volumes, Apensos e Fragmentos de Processos (tjsp.jus.br)
9) Dúvidas poderão ser dirimidas no e-mail spi.arquivo@tjsp.jus.br.
