Comarcas participantes: Campinas, Cosmópolis, Foro Distrital de Paulínia, Foro Regional de Vila Mimosa, Valinhos, Jundiaí, Foro Distrital de Caieiras, Foro Distrital de Cajamar, Foro Distrital de Campo Limpo Paulista, Francisco Morato, Franco da Rocha, Itatiba, Várzea Paulista, Vinhedo, Bragança Paulista, Atibaia, Foro Distrital de Jarinu, Foro Distrital de Nazaré Paulista, Foro Distrital de Pinhalzinho, Piracaia, Moji Mirim, Foro Distrital de Artur Nogueira, Foro Distrital de Conchal, Itapira, Moji Guaçu, Rio Claro, Foro Distrital de Itirapina, Limeira, Araras, Cordeirópolis, Pirassununga, Leme, Piracicaba, Capivari, Cerquilho, Foro Distrital de Rio das Pedras, Laranjal Paulista, Monte Mor, São Pedro, Tietê, São João da Boa Vista, Aguaí, Espírito Santo do Pinhal, Americana, Hortolândia, Nova Odessa, Santa Bárbara d’Oeste, Sumaré, Amparo, Águas de Lindóia, Jaguariúna, Pedreira, Serra Negra e Socorro.
Temas abordados e sugestões apontadas pelas equipes de gestores acerca das diversas etapas do trabalho cartorário.
Publicação
A respeito do tema “publicação”, o grupo B ressaltou que a adoção das orientações de trabalho da NEP tem dado resultados positivos. De acordo com a experiência do grupo C, a publicação “deve e precisa ser controlada no cartório”, no entanto pontua que a certificação precisa ser otimizada com a adoção de algum sistema informatizado. Uma prática aprovada pelos componentes do grupo D é a certificação das publicações feita por estagiários. No grupo Q há gestores que optam pelo envio de publicação apenas um ou dois dias por semana, assim como aqueles que fazem o envio diariamente, sendo que o funcionário que faz a remessa fica responsável pelo andamento do processo no sistema, sendo este também o método de trabalho dos grupos T e X.
Cumprimento
Na visão do grupo A, o cumprimento deve ser organizado com prioridade para processos urgentes, podendo haver divisão do trabalho por assunto (ofício/carta/mandado/precatória) ou por tarefa, com no mínimo três escreventes designados. Tal prática eliminou o atraso em algumas unidades. As orientações da NEP para o cumprimento também foram endossadas pelo grupo B como positivas. O grupo H concluiu que o cumprimento deve ser dividido por tarefas ou pelo sistema de mutirão. Contudo, pontuam que o Tribunal de Justiça poderia padronizar o serviço, pois muitos servidores resistem à divisão por tarefas, preferindo fazê-lo por finais. Os gestores do grupo I alertam que é imprescindível que o sistema seja atualizado pelos servidores a cada alteração. Além disso, os feitos deveriam vir do cartório distribuidor com todos os dados lançados. A interligação dos sistemas SIDAP criminal e INTVEC muito ajudaria a obtenção de certidões por outros cartórios. Finalmente, ressaltam que o e-mail institucional deve ser mais utilizado para o envio de inúmeros expedientes. Entende o grupo J que a deficiência do quadro de funcionários em muitas unidades prejudica a implantação do cumprimento por finais, pela diferença de desempenho entre os funcionários; por outro lado, a divisão proposta pela NEP também perde em eficiência pela mesma razão, de forma que se faz necessária utilização de método misto que adeque a demanda de processos frente aos recursos humanos disponíveis. Houve divergência entre os componentes do grupo Q a respeito do tema “cumprimento”; há gestores que dividem o trabalho por núcleos, seguindo a orientação da NEP; em outras comarcas, adota-se a divisão de trabalho por finais; finalmente, em certas unidades convencionou-se que o funcionário que fizer a minuta cumprirá a respectiva providência. Por outro lado, o grupo T concordou na organização do cumprimento por tarefas, subdivididas em urgentes, audiências e não urgentes. De acordo com a experiência do grupo V, é preciso “adaptar cada funcionário no melhor que ele sabe fazer, para melhor rendimento no andamento geral”.
Abordando especificamente o trabalho nos Juizados Especiais Cíveis (JEC), os gestores do grupo K ressaltaram que a distribuição de petições dos advogados deve ser feita somente pelo distribuidor; a Corregedoria poderia disponibilizar modelos específicos para o trabalho nos JECs, pois os mesmos auxiliam o trabalho do cumprimento e a recepção das iniciais. Na mesma linha, sugere o grupo L que os JECs informatizados poderiam dispensar o carimbo de juntada além de que o cadastro do objeto do processo poderia utilizar cópia digitalizada da inicial. Solicitam apoio do GAUJ para a destruição de autos nos JECs.
Atendimento
Discorrendo sobre as melhores práticas de atendimento, o grupo M sugere a criação de um setor de triagem com capacitação de estagiários pelo próprio TJSP; enfatizou a necessidade de haver ambiente adequado para espera e ordem no atendimento. No entender do grupo R, é recomendável haver um funcionário especializado no atendimento de balcão. Avaliam ainda ser necessário um horário de expediente interno, sem atendimento ao público.
Minuta
O grupo B aponta que a adoção dos “despachos-mandado”, “despacho-ofício” e outros tem sido eficaz para agilizar o trabalho da minuta. Por outro lado, o grupo E sugere que as minutas de despacho sejam feitas no gabinete do magistrado, com auxílio de um escrevente e do assistente judiciário, além do escrevente responsável pelas audiências. Os gestores do grupo N apontam a necessidade da criação de uma escola para formação de escreventes, além dos benefícios da uniformização dos despachos. No entender do grupo O, os assistentes judiciários deveriam elaborar minutas de despachos, decisões e sentenças junto aos juízes, retirando tal incumbência dos cartórios e permitindo uma gestão de pessoal mais eficaz. A quase totalidade do grupo Q informa que a conclusão é feita pelos supervisores, auxiliados pelos escreventes-chefes. É fundamental, no entendimento do grupo S, manter as iniciais e as liminares em dia, utilizando as ferramentas já existentes e os pontos fortes de cada servidor. A criação de um núcleo de minutas com o auxílio de estagiários da magistratura é a providência sugerida pelo grupo T. Em vista do número reduzido de pessoas com conhecimento processual, as minutas podem represar os outros cumprimentos, de acordo com o grupo V.
Juntada
O grupo B tem adotado as orientações da NEP para execução da juntada, com resultados satisfatórios. Os estagiários são aproveitados pelos gestores do grupo D para a juntada geral de petições. O grupo F sugere a padronização do termo de juntada com vários itens para preenchimento. Segundo o grupo G, seria de grande valia que a peça a ser juntada no processo viesse com uma etiqueta de localização do processo, a exemplo do que acontecia na comarca de Itatiba. A utilização do alerta de petição com juntada por ordem de chegada é a prática adotada pelo grupo P. Segundo a maioria dos gestores do grupo Q, o sistema de juntada é realizado por um ou dois estagiários que ficam encarregados de localizar, juntar e dar movimentação aos processos. O grupo S ressaltou que é fundamental manter a juntada em dia, o que é possível utilizando-se das ferramentas existentes e respeitando os pontos fortes de cada servidor. A orientação da NEP de fazer a juntada em conjunto com a movimentação é a recomendada pelo grupo T. De acordo com o grupo U, independente do sistema adotado pelo cartório, a triagem de petições e busca de processos é feita pelos estagiários. Em caso de não localização dos autos, anota-se no sistema a existência de petição sem juntar, liberando-se o funcionário para outros serviços. Localizado o processo, a petição é juntada e cadastrado o andamento seguinte, procedimento que tem semelhança com aqueles descritos pelo grupo W. Finalmente, os gestores do grupo X organizam a juntada em setor, fazendo a divisão por tarefas.
Sistemas
Os gestores dos grupos de apoio aos colégios recursais encontraram muitas diferenças entre os sistemas informatizados que utilizam; enquanto alguns dispõem do SAJ-SG, outros trabalham com sistema próprio ou desenvolvido pela STI. Em um caso específico o grupo trabalha sem sistema algum de informática. No entanto, verificou-se que mesmo unidades com um único funcionário mantém seu expediente em dia sem atrasos.
