Comarcas participantes: São José do Rio Preto, Foro Distrital de Macaubal, Foro Distrital de Neves Paulista, José Bonifácio, Mirassol, Monte Aprazível, Nova Granada, Palestina, Paulo de Faria, Potirendaba, Tanabi, Barretos, Bebedouro, Colina, Monte Azul Paulista, Olímpia, Catanduva, Itajobi, Tabapuã, Novo Horizonte, Sanda Adélia, Urupês, Votuporanga, Cardoso, Nhandeara, Fernandópolis, Estrela D’Oeste, Foro Distrital de Ouroeste e General Salgado.

Temas abordados e sugestões apontadas pelas equipes de gestores acerca das diversas etapas do trabalho cartorário.

Publicação
 
O grupo Fluorescente escolheu o tema “publicação”, destacando que esta “se tornou menos complexa em razão do sistema e da informatização”, contudo, ressaltando que muitos advogados acabam por causar tumulto no atendimento, posto que não aguardam a disponibilização no DJE, buscando de imediato o processo. O grupo Rosa, por sua vez, preferiu destacar a forma como desenvolve a atividade, ou seja, a remessa de publicação é diária, com todos os escreventes atualizando os despachos no sistema, cabendo ao chefe o seu envio e confecção de certidões, para posterior juntada aos autos. Este grupo ainda ressaltou que as publicações são feitas sempre da forma mais clara e objetiva, a fim de evitar o comparecimento da parte no balcão.
 

Cumprimento
 
Diversos grupos optaram por discorrer sobre este tema. O círculo Verde entendeu que a utilização total do sistema facilitaria o cumprimento em qualquer hipótese. Para tanto, o aprimoramento do sistema, em especial dos modelos, é essencial. O grupo Vermelho, por sua vez, destaca que o cumprimento é feito através de distribuição igualitária aos escreventes, de acordo com o final do processo. Com isso, o escrevente familiariza-se com o processo em todas as suas etapas. Já os integrantes do grupo Amarelo destacam que escolheram o tema por entender se tratar da questão mais complexa atinente ao serviço cartorário. À exceção da 1ª Vara de Olímpia, onde os trabalhos são setorizados, todos os demais realizam a distribuição do serviço por final, que acreditam ser a forma de trabalho mais viável, haja vista a falta de funcionários. A título de sugestão, destacam a criação de e-mail para todos os escreventes, a fim de auxiliar no cumprimento. Por fim, informam que os processos em geral não são cumpridos no prazo, salvo as iniciais com despacho inicial e os urgentes. Da mesma forma, o grupo Laranja distribui o serviço por final, acreditando se tratar da melhor forma de distribuição de serviço aos funcionários, o que permite um maior controle do supervisor. O círculo ainda explicou o procedimento do cumprimento por tarefas: “quando o processo vem para o cumprimento, um número X de funcionários, já pré-determinados, cumprem; acrescentando outra supervisora que age da mesma forma, cumprindo por tarefas, mas designando àqueles funcionários já determinados números finais que devam cumprir”. Ao final, pregam o aperfeiçoamento do sistema, tornando-o mais ágil. Finalmente, tratando do mesmo tema, o grupo Prata sustenta que com a implementação da NEP e divisão dos serviços por equipes o trabalho se equaliza. Valendo-se de modelos de despacho-mandado, dois ou três funcionários se mostram suficientes para manter o cumprimento de processos em 48 horas.
 

Atendimento
 
O grupo Preto, formado por gestores dos Juizados Especiais Cíveis, elegeu tratar sobre o tema “atendimento”, destacando que nesta seara o atendimento é prioridade, posto se tratar do acesso direto da população à Justiça. O jurisdicionado deve ser bem atendido, de modo humanitário e simplificado, posto que aquele que vai a uma unidade do Poder Judiciário busca uma solução para o seu problema. A disponibilização de funcionários capacitados para o atendimento ao público é visto como fundamental pelos integrantes deste grupo, considerando-se o número crescente de ações que ingressam nos Juizados.


Geral
 
O grupo Dourado sustenta que o estabelecimento de metas (com prazo para cumprimento) e a adoção de um método de trabalho são fundamentais para qualquer unidade cartorária. Metas e prazos deveriam ser objeto de revisão através de reuniões mensais com a participação de todos os funcionários, onde estes possam também expor suas ideias. Já o grupo Branco defende que a redução do número de processos de Execução Fiscal em andamento nas Varas da Fazenda e Setores de Execução Fiscal depende, além do esforço da Serventia, também de providências pré-processuais, consistentes em concessões de REFIS pelas Municipalidades interessadas, notificações pessoais com advertências da possibilidade de negativações e protestos, tentativas de conciliação administrativa etc.
 
Por fim, o grupo Azul sugeriu a divisão em 5 equipes de trabalho, quais sejam:

Equipe 1 – cumprimento
Equipe 2 – juntada
Equipe 3 – prazos
Equipe 4 – registro de sentença, cálculo e agendamento de prazo
Equipe 5 – sentenças e despachos

 
Distribuição

Por derradeiro, o grupo Listrado, formado por gestores de cartórios Distribuidores, respondeu a um questionário diferenciado, onde foram inquiridos quanto às práticas eficazes atualmente utilizadas na execução de diversos serviços, chegando às seguintes conclusões:
 
Quanto ao recebimento e classificação, as petições iniciais são recebidas e distribuídas entre os funcionários, sendo que as urgentes são imediatamente distribuídas e as demais na sequência, podendo ser finalizadas no dia seguinte. No que tange ao contador/partidor, expressaram preocupação pelo fato dos escreventes técnicos judiciários não estarem aptos a exercer a função de contador, sugerindo a criação de um cargo específico. Com relação ao malote, entendem que os processos advindos do arquivo (recall) deveriam ser entregues diretamente aos ofícios de justiça, já que o pedido de desarquivamento é feito diretamente por eles.
 
Na sequência, instados a apresentar propostas de melhoria das rotinas de cadastro e redistribuição, sugeriram a ampliação dos itens das tabelas de “classe” e de “assuntos”, justificando que ainda há falta de muitas classes, como por exemplo, ações declaratórias, obrigação de fazer. Quanto a melhores práticas de divisão de trabalho entre os funcionários, informaram não existir problemas neste quesito. Em relação à dificuldade de atendimento, atribuem à falta de funcionários, à necessidade de melhorias no sistema, sugerindo o acréscimo do nome do interessado (quem solicitou) nas certidões, além da equiparação do chefe a supervisor, nas comarcas onde o distribuidor é seção, já que responde igualmente pelas atividades. Finalmente, questionados quanto às práticas de gestão utilizadas com efeitos positivos no gerenciamento de pessoas e execução do serviço, responderam que são realizadas reuniões com destaque para o diálogo aberto e discussão sobre as ideias surgidas.