Comarcas participantes: Sorocaba, Foro Distrital de Salto de Pirapora, Ibiúna, Mairinque, Piedade, Pilar do Sul, São Roque, Votorantim, Itu, Boituva, Cabreúva, Indaiatuba, Porto Feliz, Salto, Itapetininga, Angatuba, Capão Bonito, Porangaba, São Miguel Arcanjo, Tatuí, Itapeva, Apiaí e Itaporanga.

Temas abordados e sugestões apontadas pelas equipes de gestores acerca das diversas etapas do trabalho cartorário.


Organização do Cartório

Para o grupo A, a organização dos processos por ordem numérica, separados por final e por tarefas (publicação, datilografia, prazo, exceto a conclusão) facilita a visualização, podendo ser feita ainda a sinalização numérica por final com etiquetas coloridas, para identificação do último número, dos processos sentenciados, e do início da execução.

 
Cumprimento + Minutas
 
De acordo com o grupo B, a fusão de minutas de despacho com o cumprimento, mediante a utilização de despacho/mandado/carta/ofícios/etc., reduz o número de processos na digitação, tornando mais célere a prestação do serviço.

 
Cumprimento

O grupo C concluiu que o cumprimento realizado pelos escreventes, os quais recebem os processos divididos por matéria, deve ser separado de acordo com a habilidade e capacidade de cada um, ou seja, conforme a complexidade.
 

Movimentação
 
O grupo D destacou a possibilidade de uma portaria do Juiz Corregedor Permanente considerando concessão de dilação de prazo em inquérito policial por ato ordinatório, sem necessidade de despacho nesse sentido.

 
Finais (setorização)
 
O grupo E ressaltou a setorização dos serviços, sendo que a juntada, movimentação, publicação e sua certificação, e cumprimento são realizados por escreventes, divididos por finais; enquanto que a verificação de prazo e minutas de despachos são de responsabilidade dos Escreventes Chefes; e o atendimento ao público é desenvolvido por auxiliares e colaboradores.

 
Minutas
 
Os grupos F e K trataram especificamente das minutas em seu debate.  Para o grupo F, deve ocorrer uma descentralização das minutas de despachos mais simples aos escreventes. Os escreventes recebem o processo com juntada ou após certificar o prazo e já emitem os despachos. Por sua vez, o grupo K defende a criação do setor específico de elaboração de minutas, que dispensem a expedição de todo ou quase todo expediente da serventia (ofícios, cartas, mandados e cartas precatórias), sendo que o extrato do processo emitido pelo SIDAP serviria para instruir a minuta expedida.
 

Todos os itens

Os grupos G e H trataram em linhas gerais de todos os itens propostos. Para o grupo G, as juntadas devem ser feitas por estagiários e funcionários cedidos e fichamento por lote com priorização dos urgentes, assim como é importante a utilização do despacho/mandado/ofício/processo/precatória/AR etc. Sugere ainda que se destaque nas sentenças e despachos as tarefas que o Cartório deve cumprir (sublinhar), bem como a divisão das atividades por tarefa (setorização). Segundo o grupo, a certificação dos prazos deve ser feita por quem faz a minuta (certifica e já despacha). Finalmente, a certificação de publicação deve  considerar o prazo, economizando um fichamento.
 
Por sua vez, o grupo H ressaltou a importância do alerta dos processos não localizados para juntada, sendo que a localização deve ser feita pelos estagiários, enquanto o Escrevente encarta e dá andamento. A publicação e sua certificação deve ser concentrada em um funcionário. Com relação ao cumprimento, o grupo entende que deve ser dividido por seção e por final. Quanto à verificação de prazo, sustenta que deve ser feita a cada 15 dias em média, com exceção dos casos de trânsito em julgado. As minutas devem ser elaboradas pelo supervisor e chefes, usando os modelos do CETRA, separando por lotes de assunto (INSS). Por fim, quanto ao atendimento ao público, este deveria ser realizado pelos estagiários, solucionadas as dúvidas pelo supervisor e chefes.
 

Distribuidor

Os grupos I e J, formados pelos gestores de Cartórios Distribuidores, responderam a questionário específico, nos seguintes termos:
 
Quanto às práticas eficazes atualmente utilizadas na execução dos serviços de:
 
a. Recebimento e classificação:
Grupo I: conferência de endereçamento, assinaturas etc (recebimento). Análise e codificação da tabela CNJ, com atenção especial a liminares e urgentes (classificação).
Grupo J: Recebimento da petição inicial pelo funcionário, conferência do endereçamento, tipo de ação, assinatura, recolhimento das custas, urgência, cadastramento e classificação por escrevente conforme inicial com padronização.
 
b. Contador/partidor:
Grupo I: segundo o grupo, não há práticas eficazes, porque além dos distribuidores não possuírem funcionários que possam se concentrar para elaborar cálculo, estes não possuem habilitação em ciências contábeis para realizar com segurança os cálculos.
Grupo J: o serviço é feito por um escrevente treinado, porém sem qualificação específica (contador), mediante a utilização do programa da Justiça Federal.
 
c. Malote:
Grupo I: Informa que encaminha os autos e papéis ao setor de administração geral da Comarca, embora no grupo exista gestor que prepara o malote do fórum inteiro, embora destaque não ser atribuição do Distribuidor.
Grupo J: Sugere que os desarquivamentos dos processos, bem como recebimento e devolução de malote deveria ser feito pelo próprio Cartório, destacando como referência a Comarca de Itapetininga.  

Instados a apresentar propostas de melhoria das rotinas de cadastro e redistribuição, os grupos responderam da seguinte forma:
Grupo I: A proposta do grupo é elaborar tabelas com o código de classe e assunto de ações comuns e de ações esporádicas, cadastrando a partir do número, pois a pesquisa é cansativa e lenta. Com relação à redistribuição, verificar atentamente o destino para o qual será redistribuído o processo. Grupo J: O grupo sugere um pré-cadastramento pelo próprio advogado com todos os dados da petição inicial, inclusive a classe e o assunto, com melhoria no sistema informatizado.
 
Com relação a melhorias práticas de divisão de trabalho entre os funcionários:
Grupo I: O grupo, quase todo, sustenta que não possui funcionário para dividir o trabalho, e que o trabalho sai de forma contínua, conforme a necessidade.
Grupo J: No mesmo sentido, este grupo sugere a divisão por tarefa com rodízio das funções, contudo, atualmente não se mostra possível sua implantação pelo número reduzido de funcionários.
 
Quanto às dificuldades de atendimento ao público nas rotinas de recebimento, protocolo, pesquisa e emissão de certidões, com indicação de sugestões de solução, os grupos assim se manifestaram: Grupo I: Sugere a criação de um setor de informações, para fazer uma triagem para o devido direcionamento e esclarecimento das dúvidas, economizando tempo para realizar o trabalho do Distribuidor.
Grupo J: Sugere a disponibilização de certidões on line ou via internet, com busca geral (“todas as comarcas”).
 
Por fim, quanto às práticas de gestão utilizadas e que surtem efeitos positivos:
a.  no gerenciamento de pessoas:
Grupo I: Ouvir, dar atenção, ter “jogo de cintura”, ter empatia, elogiar quando houver motivo, ouvir opiniões e sugestões para melhoria no trabalho.
Grupo J: Mostrar respeito mútuo, feed back, confiança, lealdade e comprometimento.
 
b. na execução do serviço:
Grupo I: Realização de revezamento, rodízio, e mutirão em caso urgente.
Grupo J: Compartilhamento de conhecimento, delegação de serviços, e divisão de responsabilidade.
 
Cadastro de petições iniciais (Juizado)
 
  De acordo com o grupo L, formado por gestores de Juizados Especiais Cíveis, a ideia que foi adotada em cumprimento às normas é a de digitalizar a petição inicial, transformando-a em texto, copiando e colando no sistema SIDAP cível, assim como todo andamento. Uma vez encerrado o processo, basta aguardar o prazo legal e em seguida proceder à sua destruição, considerando a inexistência de arquivo no JEC. Destacam a importância de manter uma ficha memória eletrônica.

 
Juntada

Optando por tratar deste tema, o grupo M concluiu que o primeiro passo é a triagem desde o recebimento até o efetivo direcionamento do feito, cadastrando-se no sistema os não localizados (com prazo de 30 dias) e arquivando as petições em ordem numérica. Também destacou a importância da petição ou cota diretamente no processo, assim como a capacitação dos funcionários.