Unidade participou do projeto “Cartório Modelo de Gestão” e hoje é reconhecida

como modelo de práticas cartorárias peloTribunal de Justiça de São Paulo

e a Corregedoria Nacional de Justiça

 
        Um cartório judicial com ambiente agradável, móveis ergonômicos, iluminação apropriada, piso elevado para passagem de cabeamento, atendimento adequado no balcão, métodos de trabalho eficientes e juntada de petições em dia. Essa unidade existe e está localizada no maior fórum da América Latina, o João Mendes Júnior, na Capital. Trata-se da 21ª Vara Cível Central, que tem como juiz titular Márcio Teixeira Laranjo e como escrivã Elisete de Souza Steindorfer.

        Os benefícios apontados são resultado do projeto “Cartório Modelo de Gestão”, para o qual a 21ª Vara foi convidada a participar. A equipe que desenvolveu os trabalhos foi composta por integrantes de diversos setores da instituição: Presidência, Corregedoria, Secretarias de Primeira Instância (SPI), de Administração (SAD), da Área da Saúde (SAS), de Abastecimento (SAB) e de Tecnologia da Informação (STI), além do próprio cartório.

        Após diagnóstico, a equipe identificou os pontos que precisavam de aprimoramento. Móveis e equipamentos inservíveis foram descartados e houve a necessidade de mudança temporária da unidade, com suspensão dos prazos, para a realização das reformas.

 

        Infraestrutura

        Criar um cartório padrão é trabalhoso. A 21ª Vara passou por mudanças de infraestrutura e gestão e adotou boas práticas incentivadas pela Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo. Os servidores também receberam orientações da área da saúde sobre postura adequada e exercícios laborais.

        Quanto ao aspecto físico foram executadas algumas mudanças:

- instalação de piso elevado para passagem de cabeamento, que possibilita a mobilidade de pontos de rede lógica e energia elétrica com facilidade;

- rampas de acesso e adaptação do balcão de atendimento para pessoas com mobilidade reduzida;

- pintura do ambiente, inclusive dos canos de energia, para diminuição do impacto visual;

- substituição das luminárias por equipamentos de alto poder reflexivo, o que resultou em economia de 56% de eletricidade;

- substituição de móveis, persianas e prateleiras e aquisição de novas escadas para acesso aos processos nos escaninhos;

- disponibilização de dois monitores para cada funcionário, o que facilita o processamento dos feitos digitais;

- instalação de mais impressoras para evitar descolamento desnecessário de servidores.

 
        Gestão e processamento

        Para a excelência no atendimento, um aspecto fundamental foi a implantação da NEP – Nova Estratégia de Produção –, inspirada no Toyotismo, modelo criado por Taiichi Ohno nas fábricas da Toyota no Japão. Nela, todos os colaboradores da unidade – escrivão, chefes, escreventes, auxiliares e estagiários – são divididos em núcleos de trabalho com funções específicas.

- Atendimento – além do atendimento ao público, triagem das petições, autuação, cargas e baixas;

- Movimentação – juntada de petições, publicações e atos ordinários;

- Minutas – triagem de feitos para conclusão, sugestão de minutas de despachos e sentenças, verificação de prazos;

- Cumprimento – expedição de mandados, ofícios, cartas e arquivamento de processos;

- Audiência – auxílio ao magistrado, cargas e baixas e registro de sentenças.

        Ao contrário da divisão de trabalho por final de processo ou por ritos (ordinário, sumário, execuções etc.), a NEP permite que todos os colaboradores conheçam todas as tarefas do cartório, uma vez que há um rodízio dos funcionários entre os núcleos, que é sazonal e de forma planejada, observando-se a conveniência e oportunidade.

        Os benefícios do projeto “Cartório Modelo de Gestão” são perceptíveis não apenas para magistrados e servidores, mas também para o público – advogados e jurisdicionado. “Depois de uns dois meses de trabalho com o novo modelo de gestão, os advogados passaram a comentar e elogiar as mudanças. Valeu a pena o esforço despendido. Os funcionários gostam de trabalhar com a NEP e o serviço ficou mais rápido e produtivo”, conta Elisete Steindorfer.

        O juiz Márcio Laranjo destaca a utilização da NEP, que proporcionou a racionalização das tarefas. “O cartório tinha um desfalque no número de funcionários e a aplicação da NEP ajudou a equilibrar esta perda”, conta.

        De acordo com a secretária de Primeira Instância do TJSP, Ana Lúcia da Costa Negreiros, as mudanças no 21º Ofício ocorreram de acordo com a disponibilidade orçamentária do TJSP, mas qualquer unidade judicial, ainda que não consiga implementar todas as alterações, pode adaptar aquilo que for possível. Escrivães e magistrados podem solucionar dúvidas a respeito do assunto pelo endereço de e-mail spi.operacional@tjsp.jus.br. O Tribunal de Justiça  também disponibilizou cartilha sobre o cartório modelo de gestão no site (www.tjsp.jus.br) e na intranet. 

        NR: Texto originalmente publicado no DJE de 2/10/13.

        
        Comunicação Social TJSP - CA (texto) / GD (fotos)
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