O Tribunal de Justiça de São Paulo alcançou, na última semana, a simbólica marca de 100 Unidades de Processamento Judicial (UPJs) instaladas em 1º Grau. Mais do que a quantidade expressiva, o número representa a consolidação de um modelo de atividade cartorária que transformou a prestação jurisdicional em São Paulo ao unificar ofícios da mesma competência para processamento e cumprimento de determinações judiciais, além do uso otimizado de espaço físico e, sobretudo, de recursos humanos. 

A UPJ se notabilizou como uma política institucional do Judiciário paulista, como tem destacado o presidente Fernando Antonio Torres Garcia nas instalações realizadas neste ano. A iniciativa que ficou conhecida como “Cartório do Futuro” é, cada vez mais, uma realidade do presente: são 108 unidades em funcionamento, sendo 102 em 1º Grau e seis em 2º Grau (novidade implementada a partir de fevereiro deste ano). O que começou com um conjunto de quatro varas cíveis englobadas na primeira implementação, no Fórum João Mendes Júnior, em novembro de 2014, expandiu-se para todas as Regiões Administrativas Judiciárias (RAJs) e diversas competências, incluindo UPJs mistas para varas cumulativas. 

A ampliação do projeto faz parte do Planejamento Estratégico 2021-2026, que prevê a inclusão anual de pelo menos 30 ofícios no modelo de UPJ, 15 na Capital e 15 no Interior – meta que vem sendo largamente extrapolada: só em 2025, foram 43 novas UPJs em 1º ou 2º Graus, com outras 28 previstas para implementação até o fim do ano, totalizando mais de 250 cartórios abrangidos. 

A implementação cada vez mais frequente do modelo se justifica pelos números positivos. Segundo dados levantados pela Secretaria da Primeira Instância (SPI) e pela Secretaria de Tecnologia da Informação (STI), a estimativa é de que há redução de cerca de 68% no tempo médio de citação, 46% na emissão de sentença e 34% na extinção do processo. Outro indicador mostra aumento de 41% e 76% na produtividade de magistrados e servidores, respectivamente, com base em atos processuais extraídos da movimentação. Por fim, o número de distribuições também aumentou em 55% nas UPJs analisadas.   

Eliete de Angelis Campos está a poucos dias de completar 20 anos como servidora do TJSP, mas foi em agosto de 2022 que recebeu um dos maiores desafios da carreira: a missão de coordenar a UPJ que abrange das 1ª a 4ª Varas Cíveis da Comarca de Indaiatuba – que, posteriormente, passou a englobar também a Vara da Família e das Sucessões. Com uma experiência de mais de uma década como escrevente da 1ª Vara Cível, ela conta que um dos grandes diferenciais do atual modelo é a padronização de tarefas. "Para que o trabalho possa ser desenvolvido com rapidez e qualidade, fazemos o alinhamento constante entre os gabinetes e a UPJ, desde o nome dos modelos, as filas de trabalho, as formas de execução de cada tarefa e os momentos em que o processo precisa voltar à conclusão. Cada escrevente sabe qual é o próximo passo a ser dado, independentemente da vara. Com isso é possível trabalhar em lote, melhorando consideravelmente a produtividade”, explica. 

“Em relação à equipe, é possível acompanhar cada escrevente de perto, aproveitar e desenvolver as habilidades de cada um”, destaca a gestora. Segunda ela, apesar da resistência de muitos servidores antes da mudança, hoje o sucesso do modelo é um consenso. “A resistência foi superada naturalmente, porque a nossa UPJ apresentou resultados positivos desde o primeiro mês de trabalho, então, todos ficaram mais confiantes. Quando reconhecemos que é possível e colhemos os resultados, tudo fica mais fácil”, diz. Para Eliete, a mudança interna se reflete, sobretudo, na agilidade da tramitação processual. “O cumprimento de decisões, expedição de documentos, levantamento de valores, enfim, todo esse trabalho da UPJ ficou muito mais ágil, assim como os esclarecimentos de dúvidas por e-mails, telefone ou balcão virtual. Conseguimos prestar um serviço mais rápido e de maior qualidade e recebemos este feedback dos jurisdicionados, que muitas vezes elogiam a agilidade.” 

Em 2023, após quase uma década de sucesso em matérias de natureza cível, o TJSP ampliou o modelo para a área criminal. Coube ao servidor Vantie Silva Pereira a tarefa de coordenar a primeira UPJ da competência do estado, que engloba das 1ª a 4ª Varas Criminais da Capital, no Complexo Judiciário Ministro Mário Guimarães. “Tivemos e ainda temos muitos desafios, pois estávamos unificando o acervo das quatro varas mais antigas da Barra Funda, com um número expressivo de feitos, fichas, livros, atendimentos etc. Foi um início muito difícil e conturbado. Acredito que essa resistência inicial foi superada graças ao comprometimento e união entre as equipes envolvidas nesse processo. No geral, os funcionários se adaptaram bem ao projeto", aponta o servidor, que está no TJSP desde 2009. 

Desde a data de implementação da UPJ, Vantie Silva Pereira destaca que o acervo foi reduzido de 11,4 mil para cerca de 7,8 mil feitos em andamento. “É um trabalho constante de supervisão, organização, correção e melhoria. Nosso objetivo, desde o início, sempre foi buscar um fluxo de trabalho mais equilibrado possível. Conseguimos padronizar algumas rotinas e isso refletiu positivamente, é algo notável. O fluxo de trabalho está muito melhor do que poderíamos imaginar. Não está perfeito, mas razoavelmente equilibrado, dentro da divisão de funções preestabelecida entre os funcionários”, conclui.