COMUNICADO CG Nº 336/2024 - REPUBLICAÇÃO.
(Processo nº 2023/3984)
(Republicado por conter alterações nos itens/subitens 1, 1.1, 1.2, 2, 5 e inclusão dos subitens 1.3 e 2.1)
A Corregedoria Geral da Justiça, considerando a alteração do Art. 67 das Normas de Serviço, COMUNICA aos Senhores Magistrados, Dirigentes e Servidores das Unidades Judiciais que os livros de visitas e correições serão substituídos, em todas as Unidades Judiciais e Administrativas do Estado de São Paulo, por livro eletrônico de visitas e correições consistente em expediente administrativo digital a ser cadastrado no Sistema SAJ, conforme segue:
1) As Unidades Judiciais deverão solicitar ao Cartório Distribuidor, via e-mail institucional, o cadastro e a distribuição de um expediente administrativo digital, por direcionamento, observando os seguintes requisitos:
a) Competência 108 – Corregedoria Permanente Administrativa;
b) Classe 1298 – Processo Administrativo;
c) Assunto 50325 – Visitas e Correições;
d) Requerente: Juízo da Corregedoria Permanente;
e) Fluxo de Trabalho: Corregedoria Permanente Administrativa – Atos.
1.1) As Unidades com perfil eminentemente administrativo (SADM, Administração, Distribuidor, Protocolo etc.), porém sujeitas à correição periódica, deverão solicitar a providência constante no item “1” ao Cartório da Vara de titularidade do Juiz que responde pela sua Corregedoria Permanente. A unidade correicionada ficará responsável pela elaboração das respectivas atas que, após, deverão ser encaminhadas para a unidade responsável pela tramitação do expediente (Vara de titularidade do Juiz que responde pela sua Corregedoria Permanente), para que sejam inseridas no respectivo Livro Eletrônico de Visitas e Correições. Para eventual consulta, poderá ser solicitada senha do referido expediente administrativo digital.
1.2) Sempre que houver a alteração do Juiz Corregedor Permanente nas Unidades Administrativas, a Unidade Judicial que estiver com o expediente administrativo digital deverá encaminhá-lo ao Cartório Distribuidor para redistribuição direcionada ao novo Juízo competente. Para tanto, deverá a unidade proceder à reativação do expediente utilizando a movimentação “60826 – Reativação do Processo”.
1.3) Não haverá a distribuição de expediente administrativo digital para o armazenamento de atas de visitas e correições das Serventias Extrajudiciais e das demais Unidades externas (Cadeias Públicas, Presídios, etc.), cujos livros seguirão no formato físico e permanecerão sob a guarda dessas Unidades.
2) O expediente administrativo digital será único, para cada unidade correicionada, para controle de todas as visitas e correições. Terá a função de livro eletrônico e será utilizado apenas para o armazenamento digital das atas de visitas e correições, as quais serão assinadas, física ou digitalmente (pela ferramenta Adobe), pelo Juiz Corregedor Permanente, pelo Escrivão Judicial e demais servidores da Unidade e juntada ao expediente administrativo digital por servidor da Vara do Juiz Corregedor Permanente. A via física assinada deverá ser eliminada após a digitalização e conferência.
2.1) As atas não serão emitidas no sistema SAJPG5. Os modelos de atas estão disponíveis no link https://www.tjsp.jus.br/Corregedoria/AtasDeCorreicao
3) Fica dispensada a elaboração dos termos de abertura e de encerramento.
4) Após o cadastro do expediente administrativo, o Escrivão Judicial deverá encerrar os livros físicos, mediante o lançamento de certidão.
5) Da fila “Inicial - Ag. Análise do Cartório” o expediente administrativo deverá ser encaminhado para a fila “Atas Digitalizadas”, através do botão “Encaminhar para Atas Digitalizadas”, momento em que será lançada automaticamente a movimentação “22 – Baixa Definitiva”, impedindo o decurso de prazos. Na fila “Atas Digitalizadas” os documentos digitalizados deverão ser categorizados com o tipo de documento correspondente: “Ata de Visita Digitalizada”, “Ata de Correição Ordinária Digitalizada” ou “Ata de Correição Extraordinária Digitalizada”.
6) Faculta-se a digitalização dos livros físicos de visitas e correições e a sua inserção no expediente administrativo, lançando-se certidão pormenorizada, observada a ordem cronológica dos documentos.
7) Após a digitalização e inserção do conteúdo dos livros físicos de visitas e correições no expediente administrativo digital, o suporte físico permanecerá na Unidade Judicial ou Administrativa pelo prazo de 2 (dois) anos, podendo ser inutilizado, desde que observadas as diretrizes relacionadas ao descarte seguro dos materiais.
Dúvidas poderão ser dirimidas pela Secretaria da Primeira Instância, exclusivamente por meio de abertura de chamado no Portal de Chamados (www.suporte.tjsp.jus.br), selecionando-se a categoria “Práticas Cartorárias e Distribuição – Primeira Instância”:
Para dúvidas das Unidades Judiciais: Subcategoria ? Dúvidas sobre normativos TJSP ? Oferta: Dúvidas sobre Comunicados e outros Normativos do TJSP.
Para dúvidas dos Distribuidores: Subcategoria ? Área Distribuidor ? Área Cível e Infância e Juventude Cível ? Oferta: Distribuição Cível – Distribuição de Processo.
