O Órgão Especial Tribunal de Justiça criou o Programa de Gestão de Documentos do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo por intermédio da Resolução nº 637/2013, cujo objetivo é adotar um conjunto de procedimentos referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
A iniciativa atende à necessidade de resgatar e preservar a memória histórica, reduzir a massa documental acumulada, aplicar os conceitos de guarda documental técnica, melhorar o acesso à informação.
Considera-se Gestão de Documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei nº 8.159/91, art. 3º).
Define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade.
Há nos arquivos do TJSP 75.272.880 de processos (até maio/2016), Capital e Interior. (Fonte: SPI 2.4) – Contratos 309/2014 CT e 342/2014 CT
NUMEROS DE ARMAZENAGEM – Processos arquivados | |
CAPITAL-TOTAL | 26.331.280 volumes |
GUARDA TERCEIRIZADA | 17.990.000 volumes |
GUARDA PROPRIA | 8.341.280 volumes |
GUARDA CORTE CRONOLOGICO CAPITAL | 50.000 |
GUARDA INTERIOR | 48.941.600 volumes |
GUARDA CORTE CRONOLOGICO INTERIOR | 330.000 volumes |
DESTINADOS À ENTIDADES DE PRESERVAÇÃO E DIFUSÃO | 461.660 volumes – Levantamento contido no expediente administrativo 2010 /36.715 |
Crescimento de armazenagem ( estimado) | |
ANUAL: | 7.634.188 |
EM 5 ANOS: | 38.170.940 |
CUSTO PARA O TJSP | |
MENSAL CAPITAL: | R$ 701.610,00 |
ANUAL CAPITAL: | R$ 8.419.320,00 |
MENSAL INTERIOR: | R$ 1.281.793,76 |
ANUAL INTERIOR: | R$ 15.381.525,12 |
EM 5 ANOS: | R$ 119.004.225,60 |
PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL E PRESERVAÇÃO DA MEMÓRIA DO JUDICIÁRIO DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE SÃO PAULO
O Programa de Gestão Documental do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, aprovado pelo Órgão Especial, foi instituído pela Resolução 483 de 04 de março de 2.009.
Trata-se de um programa contínuo para que a documentação produzida seja observada constantemente, evitando-se caminhos desnecessários, excessos de utilização de recurso material e humano e propiciando além da guarda preciosa, a instituição de políticas de gestão documental, inclusive e principalmente quanto ao aspecto da preservação da memória do Judiciário Paulista.
Sua missão é a criação de um padrão técnico e científico para a produção, tramitação, arquivamento, guarda e preservação da memória diante dos documentos que são produzidos pelo Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, racionalizando, ampliando o acesso à informação, modernizando e otimizando os procedimentos como forma de atender a demanda.
Os instrumentos para que estas ações sejam possíveis são o plano de classificação e as tabelas de temporalidade de documentos que aliadas às Comissões de Avaliação Documental, vão desde a distribuição dos autos de processo judicial ou instauração do expediente administrativo conduzindo a informação, seja ela em papel ou eletrônica, de modo a refletir os aspectos administrativos, jurídicos, sociais, históricos e demais, agilizando o acesso a esta informação, propiciando o exercício de direitos e deveres dos cidadãos e do Estado e preservando-se corretamente a documentação de valor permanente.
A TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS já foi construída e integra a Resolução, assim como o Plano de Classificação de Documentos, sendo que atualmente o refletir da Casa é o exercício de criação de Projetos que resgatem e reconstruam a Memória da Instituição.
Grandioso Projeto, que pretende contribuir não só com a produção e guarda documental, mas com os estudos de enxugamento da própria tramitação, visto que tecnicamente se trata de uma ferramenta para compreensão deste universo como um todo.
Este é somente um começo de uma longa jornada que instalará um divisor de águas na forma como é vista a produção, guarda e Memória do Judiciário Brasileiro com expressiva redução de etapas e custo."
PROGRAMA NACIONAL DE GESTÃO DOCUMENTAL E PRESERVAÇÃO DA MEMÓRIA DO JUDICIÁRIO PRONAME
O Programa Nacional de Gestão Documental e Preservação da Memória do Judiciário – PRONAME foi instituído pela Resolução 616 de 10 de setembro de 2.009.
Trata-se de um programa contínuo para que a documentação produzida seja observada constantemente, evitando-se caminhos desnecessários, excessos de utilização de recurso material e humano e propiciando além da guarda preciosa, a instituição de políticas de gestão do conhecimento, gestão documental, inclusive e principalmente quanto ao aspecto da preservação da memória do Judiciário Brasileiro.
Sua missão é a criação de um padrão técnico e científico para a produção, tramitação, arquivamento, guarda e preservação da memória diante dos documentos que são produzidos pelo Judiciário Nacional, incluindo-se seu o descarte, racionalizando, modernizando e otimizando os procedimentos como forma de atender a demanda.
Os instrumentos para que estas ações sejam possíveis são o plano de classificação e as tabelas de temporalidade de documentos que aliadas às Comissões de Avaliação Documental, vão desde a distribuição dos autos de processo judicial ou instauração do expediente administrativo conduzindo a informação, seja ela em papel ou eletrônica, de modo a refletir os aspectos administrativos, jurídicos, sociais, históricos e demais, agilizando o acesso a esta informação, propiciando o exercício de direitos e deveres dos cidadãos e do Estado e preservando-se corretamente a documentação de valor permanente.
A Tabela de Temporalidade de Documento Única – TTDU já construída e apresentada à Consulta Pública no ano passado já teve críticas e sugestões consolidadas, tendo sido encaminhada para análise e validação pelo Colegiado CNJ no processo 0007493-09.2010.2.00.0000.
Atualmente o Comitê Gestor finaliza a construção da Tabela de Temporalidade de Documento Administrativo e formata Projeto de Memória para finalizar a composição integral do Programa Nacional de Gestão Documental e Preservação da Memória do Judiciário. Grandioso Projeto, que nacionalmente pretende contribuir não só com a produção e guarda documental, mas com os estudos de enxugamento da própria tramitação, visto que tecnicamente se trata de uma ferramenta para compreensão deste universo como um todo.
Este é somente um começo de uma longa jornada que instalará um divisor de águas na forma como é vista a produção, guarda e Memória do Judiciário Brasileiro com expressiva redução de etapas e custo.