GESTÃO DOCUMENTAL E ARQUIVO

Gestão Documental


Banner

A Gestão Documental é definida no art. 2º, I, da Resolução CNJ n. 324/2020 como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos e processos recebidos e tramitados pelos órgãos do Poder Judiciário no exercício das suas atividades, inclusive administrativas, independentemente do suporte de registro da informação”.

A definição contida na citada Resolução expande o conceito apresentado no art. 3º, da Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, que trata da gestão de documentos como “o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

A Gestão de Documentos pressupõe uma ampla pesquisa e estudo da produção documental de determinado órgão a fim de identificar os tipos documentais produzidos, recebidos e acumulados em cada área da instituição.


Objetivos

  • Preservar a memória histórica;
  • Reduzir a massa documental de processos findos arquivados;
  • roporcionar agilidade no desarquivamento dos processos e documentos;
  • Eficiência na administração do arquivo;
  • Melhorar a conservação dos processos e documentos de guarda permanente;
  • Liberação de espaço físico;
  • Assegurar o acesso à informação por parte da administração púbica e do cidadão;
  • Incentivar a pesquisa;
  • Agregar valor para a gestão do conhecimento institucional.


Programa de Gestão Documental do Tribunal de Justiça de São Paulo

O Programa de Gestão de Documentos Arquivísticos do Tribunal de Justiça de São Paulo, aprovado pelo Órgão Especial, foi instituído pela Resolução 483/2009 e atualizado pela Resolução n.º 637/2013 com a redação dada pela Resolução n.º 822/2019.

Trata-se de um programa contínuo para que a classificação da documentação produzida seja observada constantemente, evitando-se caminhos desnecessários, excessos de utilização de recurso material e humano e propiciando, além da guarda preciosa, a instituição de políticas de Gestão Documental, inclusive e principalmente quanto ao aspecto da preservação da Memória do Judiciário Paulista.

Sua missão é a criação de um padrão técnico e científico para a produção, tramitação, arquivamento, guarda e preservação da Memória diante dos documentos que são produzidos pelo Tribunal de Justiça de São Paulo, racionalizando, ampliando o acesso à informação, modernizando e otimizando os procedimentos como forma de atender a demanda.

Os instrumentos para essas ações são o Plano de Classificação e as Tabelas de Temporalidade, que são necessários desde a distribuição dos autos de processo judicial ou instauração do expediente administrativo, seja em suporte físico ou eletrônico. Desse modo, refletem os aspectos administrativos, econômicos, jurídicos, sociais e históricos, agilizando o acesso à informação, propiciando o exercício de direitos e deveres dos cidadãos e do Estado e preservando corretamente a documentação de valor permanente.

A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos foi construída para integrar a Resolução e vem sendo atualizada pela Coordenadoria de Gestão Documental e Arquivos, a fim de disponibilizar a temporalidade de todos os documentos produzidos e utilizados nas Secretarias do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo. O Plano de Classificação de Documentos também é instrumento integrante da Resolução nº 637/2013.


Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) do CNJ

O Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) teve suas bases lançadas em 2008 mediante termo de cooperação entre o CNJ e o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e foi instituído pela criação de Comitê do Proname pela Portaria CNJ 616, de 10 de setembro de 2009.

A Resolução CNJ 324/2020, institui diretrizes e normas de Gestão Documental e Gestão de Memória do Poder Judiciário e dispõe sobre o Proname.

Para conhecer o Proname, clique aqui.


O Tribunal de Justiça de São Paulo utiliza cookies, armazenados apenas em caráter temporário, a fim de obter estatísticas para aprimorar a experiência do usuário. A navegação no portal implica concordância com esse procedimento, em linha com a Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais do TJSP